כיצד יכול העסק שלך להפיק תועלת מהפיכת מסמכי נייר למסמכים אלקטרוניים

ניהול תוכן

בכל חברה יש ניירת.
יש חברות שבהן יש כל כך הרבה ניירת עד שחלק ניכר אם לא מכריע של יום העבודה של התשתית (כוח אדם, מכונות, שטחי אחסון) מתבזבז על טיפול במסמכי נייר.
מספר גדל והולך של חברות כבר הבינו זאת ועברו לשיטה של תיוק דיגיטאלי באמצעות ארכיב אופטי ממוחשב כדרך לקצץ בהוצאות, בזמן ובמשאבים המתבזבזים על טיפול חוזר ונשנה בניירת.
מסמכים אלקטרוניים לא רק חוסכים בנפחי אחסון אלא גם קל מאד לשלוף אותם שוב ושוב ושוב. אם מידע עסקי חשוב נגיש לך מהר יותר מאשר הוא נגיש למתחרים שלך,אתה יכול להציע שירות משופר ללקוחותיך וזמן + טיפול קצר יותר בבקשות שגרתיות.

דוגמה א' 
מר ישראלי במשרד א' חייב לשלוח עותק של מסמך חשוב לגב' יואלי במשרד ב'.
מר ישראלי יכול ל

א.       לקום מכיסאו. לגשת לארון או לארכיון. לחפש אחר המסמך. ללכת למכונת הצילום. לצלם את המסמך. לחזור לארון ולהחזיר את המקור. לחזור לשולחן, להכניס את המסמך למעטפה, לכתוב את הכתובת, לבייל את המעטפה ולשלוח בדואר.

ב.       לקום מכיסאו. לגשת לארון או לארכיון. לחפש אחר המסמך. ללכת למכשיר הפקס. להכניס את המסמך ולחייג את המספר הנכון. להמתין עד שהמסמך יישלח כראוי . לחזור לארון ולהחזיר את המקור. לחזור לשולחן .

ג.       להכניס את התקליטור המתאים לתוך המחשב. למצוא את המסמך המתאים תוך שימוש באפשרות " חיפוש" המובנית בתוכנה. לשלוח את המסמך באמצעות הפקס מודם או באמצעות דואר אלקטרוני. להוציא את התקליטור ולהחזיר אותו למגירה.

ד.       למצוא את המסמך ברשת המשרדית תוך שימוש באפשרות " חיפוש" המובנית בתוכנה. לשלוח את המסמך באמצעות הפקס מודם או באמצעות דואר אלקטרוני.

בשתי הדוגמאות האחרונות יש לא רק פחות צעדים לביצוע אלא שהצעדים שיש לבצע מהירים הרבה יותר ודורשים הרבה פחות זמן ומאמץ. הדוגמה הראשונה גם משתמשת במשאבים נוספים כמו נייר, טונר, מעטפה וביול, משאבים שכולם אינם נחוצים בשאר הדוגמאות. אם נחשוב לרגע על העלויות המצטברות במשך שנה כתוצאה מפעולות פשוטות ויומיומיות כאלו נוכל להבין את המשמעות הכספית הכבדה הכרוכה בכך.

מחיר ממוצע לצילום במכונת צילום עומד על כ 0.10 $ או יותר לעמוד. כולל עלות המכונה הטונר ונייר צילום. העותק המצולם הוא עדיין נייר על כל המגבלות הכרוכות בכך. מסמך אלקטרוני לעומת זאת בעלות ממוצעת של 0.15 $ - 0.10 $ לעמוד, ניתן לשים על תקליטור או ברשת המשרדית ולהשתמש בו שוב ושוב ושוב ללא עלויות נוספות ( נייר, טונר, זמן) .

את הגרסה האלקטרונית ניתן להקרין על המסך, לשלוח בפקס או בדואר אלקטרוני פעמים רבות ללא כל עלות נוספת. ועם כל זאת יש לזכור כי יעילות העבודה בארגון עלתה מאד.

דוגמה ב'

חברת "השירות המושלם בע"מ " שומרת עותקי נייר של כל הסכמי השירות למשך שלוש שנים.
בממוצע נחתמים מדי חודש 30 חוזים חדשים, כל חוזה בן 10 דפים. חוזים ישנים מחודשים תוך תיקונים , כך שדפים חדשים נוספים לתיקים הקיימים על בסיס קבוע. כרגע יש לחברה כל כך הרבה חוזים מתויקים עד שהארכיון ממש עולה על גדותיו וכבר נעשה שימוש בחדרים אחרים ועוד תיקים נערמים על שולחנות מחוסר מקום לתיוק. מציאת תיק מסוים הופכת למעשה להיות משימה כמעט בלתי אפשרית ובכל מקרה גוזלת זמן רב.
חברת "השירות המושלם בע"מ " יכולה

א.       לשכור שטחים נוספים ו/או לרכוש ארונות נוספים. משרד חדש, גדול יותר פירושו השקעה בהתאמת השטחים הנוספים וכמובן ההוצאה המתמשכת של דמי השכירות הנוספים. ארון תיוק רציני עולה כמה אלפי שקלים. שיטת תיוק לפי האלף-בית גורמת להכנסת תיקים חדשים במקום שבו כבר קיימים תיקים ובכך גורמת לתזוזה מתמדת של תיקים אשר מקשה על מציאתם. ושוב כשהארון יתמלא הבעיה תחזור.

ב.       להעביר חלק מהתיקים לארכיון מרוחק. לא רק שיש עלויות על האחסנה עצמה, אלא שיש עלויות נוספות על שליפת מסמכים העברתם למשרד ועל ההחזרה לארכיב.

ג.       לרכוש סורק אופטי עם תוכנה מצורפת. הטובים שבסורקים השולחניים במחיר של כ 200 $ יסרקו דף בזמן ממוצע של כ דקה אחת עד 3 דקות. הזמן המושקע בסריקה משבית למעשה את האדם המבצע את הסריקה והופך את הזמן למבוזבז. לרוב, התוכנות המצורפות לסורק אינן תומכות בעבודה ברשת, אבל גם אם כן הרי שיש לבנות אסטרטגיית תיוק כלל ארגונית, ללמד לעומק את כולם בכל כללי האסטרטגיה והשימוש בחומרה ובתוכנה. מדובר בהרבה מאד עבודת הכנה ועבודה שוטפת על מנת ליהנות מפירות השיטה, אם מחליטים לנהל הכול ברמה פנים ארגונית.

ד.       להשתמש בשרותי סריקה במיקור חוץ. המרת המסמכים מתבצעת על ידי מפעילים מיומנים. המסמכים שנסרקו מגובים על תקליטור ומשתלבים לתוך בסיס הנתונים הארגוני. הכשרת הצוות מצטמצמת לשימוש בתוכנת האחזור בלבד. התוכנות הללו הן בדרך כלל פשוטות לשימוש וידידותיות ביותר. קיימות גם תוספות לשיפור זרימת העבודה בארגון. יעילות העבודה בארגון עולה פלאים.

לסיכום
 
השימוש במסמכים דיגיטאליים מהיר ויעיל יותר מאשר שימוש בנייר. התוצאה של השימוש בשיטת עבודה זו מתבטא בשיפור השירות ללקוח ובחסכון ניכר בזמן עבודה שהיה מבוזבז בעבר. על ידי שימוש במיקור חוץ לביצוע עבודות סריקה אתם נהנים מעבודה שנעשית בידי מקצוענים בעוד העובדים בארגון משקיעים את מיטב זמנם בעבודה בה הם מיומנים.
 

1.  
   תוכלו לעשות מספר עותקים של המסמכים החשובים לכם ולפזר אותם במספר מקומות כמו במשרד בבית ובמחשב הנייד. שימוש כזה יאפשר לכם לצפות במסמכים בכל מקום בלי תוספת של נפח ו/או משקל.

2.     קיבלת חוזה שהודפס במקום אחר, אתה רוצה להכניס בו שינויים. הזמן והעלות הכרוכה בהקלדה מחדש של חוזים וטפסים היא גבוהה ביותר. תן למחשב לבצע את העבודה בשבילך. תוכנת זיהוי האותיות (OCR) תעבור על המסמכים שסרקת ותהפוך אותם לקבצים אשר יוכלו לעבור עיבוד במעבד התמלילים שלך. קחו את החוזה הישן ויהפכו אותו למסמך WORD  סטנדרטי. קחו טבלה והפכו אותה לגיליון אלקטרוני. הקלדה בתוך המקומות הריקים בטפסים שסרקת היא עניין פשוט יותר במחשב מאשר במכונת כתיבה. וכל זאת בהינף עכבר. ולבסוף כמובן אפשר לשלוח את הכול מתוך המחשב בפקס או בדואר אלקטרוני.

3.     השימוש בתוכנת זיהוי אותיות (OCR) יאפשר לכם לבצע פעולת מפתוח (INDEXING) על כל מלה ומלה בכל אחד ואחד מהמסמכים שלכם, ובכך יאפשר לכם חיפוש אחר מסמכים לפי כל מלה מהמילים שמופיעות במסמך כלשהו באופן מיידי.

4.     תארו לעצמכם מצב בו כל חשבוניות הספק שלכם, כל החשבוניות שלכם אשר הופקו ידנית וגם אלה שהופקו באמצעות מחשב, בנוסף לכל ההתכתבויות שלכם מול לקוחות וספקים יהיו זמינים בכל עת לכל אדם בארגון שנזקק לכך. אדם שישוחח עם לקוח או ספק כאשר כל ההיסטוריה העסקית מונחת על המסך וזמינה לדפדוף באופן מיידי תייעל את העבודה בארגון ותחסוך זמן ומשאבים שלא לדבר על מניעת טעויות הנובעות ממידע חלקי.

5.     מחפשים מכתב שנכתב לפני שנים רבות ? אפשר לחפש ולהתייאש או לסרוק ולתייק וגם למצוא תוך שניות .

6.     ומה עם כוח עליון ? רעידת אדמה, שרפה, סתם צינור שהתפוצץ, או חלילה פריצה למשרד. אם דאגתם מראש לאחסנה אלקטרונית של המסמכים הרי שאתם מסודרים. לא רק שאין צורך להשקיע כספים רבים אצל מומחים לשיקום נזקים, אלא שגם אם נעלמו המחשבים, או ניזוקו ללא תקנה, הרח ששחזור המסמכים – כל המסמכים – מתוך תקליטור הוא משימה קלה ופשוטה ביותר שתאפשר לארגון לחזור לעבודה בזמן קצר ביותר תוך מזעור נזקים ממשי ביותר.

7.     ומה עם כל הכתבות מהמגאזינים, גזירי עיתונים, פתקיות למיניהן, מכתבים בכתב יד ועוד חומר רב שצברתם במשך שנים וסתם כואב הלב לזרוק ? סריקה של החומר הזה תאפשר לכם לפנות מקום ועדיין לשמור על הכול בטווח עין ואפילו בטווח חיפוש מהיר.

8.     הודעה חשובה למשתמשי מכונות הצילום – ברגע שסרקתם את המסמך, אין יותר צורך לצלם אותו, ניתן להדפיס אותו שוב ושוב באיכות מקור. החיסכון הכספי המושג בדרך זו למשתמשים כבדים במכונות צילום יכול להיות אדיר.
 
פתרונות e-doc באדיבות חברת Scandoc

מהו מסמך אלקטרוני?
2. איך אני ניגש ואיך אני משתמש במסמך אלקטרוני?
3. האם לאחסן מסמכים על קלטת, תקליטור או DVD?
4. מהן דרישות החומרה והתוכנה לצורך שימוש בתקליטורים?
5. באיזה פורמטים ניתן לקבל מסמכים?
6. כמה מסמכים ניתן לאחסן בתקליטור אחד?
7. האם ניתן להוסיף הערות למסמכים שעברו סריקה?
8. האם אני צריך לעבור הדרכה מיוחדת על מנת להשתמש בתקליטור?
9. ומה אם אני רוצה להוסיף עוד מסמכים לתקליטור שלי משנה שעברה?
10. ומה אם אני רוצה עותק נוסף של התקליטור בעתיד?
11. וכשאקנה מחשב חדש ? האם אוכל להמשיך ולהשתמש בתקליטור המסמכים שלי?
12.ואם אחליט להתקין במחשב הבא שלי כונן DVD , האם אוכל להמשיך ולהשתמש בתקליטור שלי?
13.ואם בעוד מספר שנים תצוץ טכנולוגיה חדשה לאחסון ? האם אוכל אז להשתמש בתקליטור?
14.כמה יעלה לי להמיר את המסמכים שלי לפורמט אלקטרוני?
15.איך אני מכין את המסמכים שלי לסריקה?
16.האם יש כמויות מינימום של מסמכים שאני יכול לשלוח אליכם לסריקה?
17.כמה זמן אני צריך להמתין עד שאקבל את התקליטור שלי?
18. האם יש צורך לחתום על הסכם?
19.באיזה פורמט אני מקבל את הדפים שסרקתם עבורי?
20.האם תוכלו לבצע עבורי גם OCR (זיהוי אופטי)? האם תוכלו להפוך את המסמכים שסרקתם למסמכי WORD? באיזה רמת דיוק? כמה זה עולה לי?
21. כיצד אוכל לבצע חיפוש על המסמכים שסרקתם?
22.האם אתם מחזירים לי את מסמכי המקור?
23.כיצד ניתן לאפשר גישה של יותר מאדם אחד למסמכים שסרקתם?
24.האם תוכלו להעביר את המסמכים מהתקליטור לשרת שלנו?
25.אז איפה חוסכים פה כסף?

1. מהו מסמך אלקטרוני?
 מסמך אלקטרוני הוא תמונה דיגיטלית של מסמך נייר ממשי. כאשר מסמך נייר עובר סריקה באמצעות סורק אופטי נוצרת הדמיה אלקטרונית של המסמך בדומה למצלמה דיגיטאלית.

2. איך אני ניגש ואיך אני משתמש במסמך אלקטרוני?
ישנן מספר אפשרויות לשימוש במסמך אלקטרוני.

1.     אפשר לקרוא מסמכי מקור על גבי מסך המחשב.
2.     אפשר לשלוח את המסמכים בפקס שוב ושוב, מתוך המחשב.
3.     אפשר לשלוח את המסמכים בדואר אלקטרוני.
4.     בעזרת זיהוי אופטי (OCR) ניתן להמיר את המסמכים הסרוקים לקובצי מעבד תמלילים הניתנים לעיבוד ולשינוי או במקרה הצורך לגיליונות אלקטרוניים.
5.     ניתן להדפיס עותק של מסמכי המקור בשלמותם או דפים מסוימים מתוכם.

3. האם לאחסן מסמכים על קלטת, תקליטור או DVD?
סקאן-דוק מאחסנת מסמכים אלקטרוניים על גבי תקליטורים. לתקליטורים חיי מדף ארוכים, תמיכה נרחבת, גישה מהירה לקבצים, החומר אינו ניתן לשינוי. לקלטת גיבוי יש חלקים נעים שעלולים להישבר, פורמטים רבים לכתיבה וקריאה של נתונים שאינם תואמים האחד לשני, מהירות גישה נמוכה ביותר, החומר ניתן לשינוי ואף למחיקה בקלות יחסית והיא פגיעה במיוחד למעבר אקראי של שדות אלקטרומגנטיים בקרבתה. אנחנו לא ממליצים על קלטת כאמצעי גיבוי לטווח ארוך של מסמכים אלקטרוניים, כמו גם לחומר שיש צורך בגישה אליו לעתים קרובות. בד"כ הקלטת לא תתקבל כאמצעי קביל מבחינה משפטית בגלל האפשרות לשינוי החומר המאוחסן בתוכה.
אף על פי שהיא נראית כהבטחה גדולה בתחום אחסנת מסמכים בנפחים גדולים, DVD היא עדיין טכנולוגיה צעירה ומספר הסטנדרטים שבהם נעשה עדיין שימוש יכול לגרום לבלבול שכן אין בנמצא תוכנות שתומכות בכל הסטנדרטים הקיימים, ולכן בהחלט יתכן מצב בו דיסק מסוג DVD שנצרב במחשב אחד לא יהיה ניתן לקריאה במחשב אחר.
סקאן דוק לא ממליצה על השימוש במדיה מסוג DVD בשלב זה, עם זאת בהחלט ייתכן מעבר לשימוש ב DVD  עם התייצבות התקנים בתחום זה.

4. מהן דרישות החומרה והתוכנה לצורך שימוש בתקליטורים?
 בדרך כלל כל מחשב המצויד בכונן תקליטורים המסוגל לקרוא תקליטורים צרובים ובתוכנת הדמיה סטנדרטית יכול להספיק (לפחות בהתחלה). ניתן לפרמט תקליטורים כך שיתאימו לעבודה תחת WINDOWS, UNIX, LINUX, OS/2, ומערכות ההפעלה של MAC.
תוכנה בסיסית (של קודאק) לקריאת קבצים סרוקים ניתנת חינם עם כל מערכות ההפעלה של MICROSOFT, החל מ WIN95. עם זאת, כמו תמיד בנושא המחשוב, כל המרבה הרי זה משובח, וככל שהמחשב חזק יותר הביצועים ישתפרו בהתאם. תוכנות ייעודיות לניהול ארכיון אלקטרוני אפשר למצוא כאן.

 5. באיזה פורמטים ניתן לקבל מסמכים?
סקאן דוק מציעה מבחר פורמטים כולל אלה המצוינים בהמשך. אם אינכם רואים ברשימה את הפורמט הרצוי לכם , אנא צרו קשר באמצעות טלפון או דואר אלקטרוני. חשוב לציין כי לכל אחד מהפורמטים יתרונות וחסרונות משלו – סקאן דוק לא תהיה אחראית לביצועים של תוכנה זו או אחרת אלא לביצוע סריקות ושירותים נלווים בלבד.
·    ADOBE ACROBAT (פורמט PDF).
·    קובץ ASCII.
·    קבצי JPG.
·    קבצים סטנדרטיים של מיקרוסופט עם סיומת DOC.
·    קבצים עם סיומת TIF.
 חלק מהשירותים המצוינים לעיל ניתנים בתוספת תשלום.

6. כמה מסמכים ניתן לאחסן בתקליטור אחד?
 בערך 20,000 מסמכים בגודל A4 בשחור לבן עם כמות טקסט ממוצעת יכולים להיכנס לתקליטור אחד. מסמכי צבע ותמונות איכות ניתן גם כן להכניס לתקליטור, אולם מאחר והם דורשים נפח גדול הרבה יותר ממסמך ממוצע, פחות מסמכים ייכנסו לתקליטור. תוכלו למצוא את המסמכים שלכם מבלי לעזוב את שולחן העבודה. כל המסמכים שלכם יהיו זמינים בהינף אצבע. העובדה שהמסמכים שלכם מאוחסנים על תקליטורים תאפשר לכם להשמיד או להעביר לארכיון מרוחק את מסמכי הנייר המקוריים ולחסוך כסף רב בשטחי אחסון בתוך המשרדים שלכם. תוכלו לשאת בתוך התיק מיליוני מסמכים. תנסו לעשות זאת עם נייר.

 7. האם ניתן להוסיף הערות למסמכים שעברו סריקה?
כל עוד המסמך נשאר על גבי התקליטור – לא ניתן לבצע עליו שום שינוי, שכן התקליטור הוא מטבעו מדיה לקריאה בלבד. בד"כ התכונה הזאת עובדת לטובת העניין מאחר וכך לא ניתן לבצע שינוי על מסמכי מקור בעלי חשיבות משפטית. ניתן לבצע שינויים במסמך ע"י העברתו למדיה אשר מאפשרת כתיבה (כגון דיסקט או דיסק קשיח), ניתן להוסיף הערות ע"י שימוש בתוכנות מתאימות לעניין זה.

 8. האם אני צריך לעבור הדרכה מיוחדת על מנת להשתמש בתקליטור?
לא, אין צורך בהדרכה מיוחדת . התוכנות הבסיסיות לטיפול במסמכים אלקטרוניים עונות לכל התקנים המוכרים ומאפשרות תפעול נוח עם תפריטים בפורמט מוכר. תוכנות מתקדמות יותר מצריכות מן הסתם הדרכה קצרה אולם גם הן אינן נחשבות מסובכות להפעלה.

 9. ומה אם אני רוצה להוסיף עוד מסמכים לתקליטור שלי משנה שעברה?
במידה ויש מספיק מקום פנוי על גבי התקליטור, אין בעיה לבצע את הבקשה.

 10. ומה אם אני רוצה עותק נוסף של התקליטור בעתיד?
נוכל לייצר עבורך כל כמות של עותקים כל עוד התקליטור המקורי שלך במצב המאפשר זאת.

 11. וכשאקנה מחשב חדש? האם אוכל להמשיך ולהשתמש בתקליטור המסמכים שלי?
התקליטור ניתן לקריאה על ידי כל כונן תקליטורים חדש, ורוב המחשבים החדשים מצוידים בכאלה. התקליטורים עובדים בסטנדרטים וותיקים ואחידים אשר נוצרו לפני למעלה מ 10 שנים. תיתכן בעיה בקריאת תקליטורים בכוננים שנוצרו לפני למעלה מ 4 שנים.

 12. ואם אחליט להתקין במחשב הבא שלי כונן DVD , האם אוכל להמשיך ולהשתמש בתקליטור שלי?
רוב כונני ה DVD המשווקים היום מסוגלים לקרוא כל תקליטור סטנדרטי, כולל צרובים.
יש לבדוק את האפשרות בספר המכשיר הסופק על ידי היצרן.

 13. ואם בעוד מספר שנים תצוץ טכנולוגיה חדשה לאחסון ? האם אוכל אז להשתמש בתקליטור?
 במידה ותבחרו לשמור על כונן התקליטורים שלכם – כמובן שאין בעיה.
סקאן דוק מצידה תתעדכן ותתמוך בכל טכנולוגיה שתהפוך לנפוצה וסטנדרטית ואף תציע שירותי המרה אם וכאשר יעלה הצורך בכך.
 כמה יעלה לי להמיר את המסמכים שלי לפורמט אלקטרוני?
לחץ כאן ליצירת קשר ולקבלת הצעת מחיר.

14. איך אני מכין את המסמכים שלי לסריקה?
 פירוש המושג "מסמכים מוכנים לסריקה" הוא אוסף של דרישות.
·    כל הדפים חייבים להיות ללא מהדקים או סיכות שדכן.
·    דפים במצב סביר שאינם מקומטים מאד או קרועים.
·    כל הדפים באותו כיוון (שורה ראשונה למעלה).
·    כל הדפים פונים לאותו כיוון (אם הם חד צדיים).
במידה והדפים אינם במצב המתואר אפשר שיחולו חיובים בגין עיבודים נוספים.
השירות כולל הכנסה של עד 3 מילות מפתח על פי דרישת הלקוח.
במידה ותבקשו סקאן דוק תוכל לדאוג להכנת המסמכים לסריקה תמורת תוספת מחיר.

15. האם יש כמויות מינימום של מסמכים שאני יכול לשלוח אליכם לסריקה?
 אין כמות מינימלית , עם זאת כמויות קטנות תחויבנה בתעריף מינימום.

 16. כמה זמן אני צריך להמתין עד שאקבל את התקליטור שלי?
קשה להעריך מראש, הדבר תלוי בכמות המסמכים שנמסרה, רמת השירות הנדרשת, ועומס העבודה באותה נקודה בזמן. אם נושא העלות איננו חשוב כמו מהירות הביצוע, ניתן לבצע עבודות בלחץ גבוה, צור עמנו קשר על מנת לתאם עבודות מסוג זה.
האם יש צורך לחתום על הסכם ?
הצעת המחיר שלנו מאושרת בחתימתכם הופכת להיות הסכם העבודה עמנו. אין דרישות ל "תקופת התקשרות" מינימלית או כל דרישה אחרת.

17. באיזה פורמט אני מקבל את הדפים שסרקתם עבורי?
סקאן דוק מציעה מגוון של פורמטים אפשריים, המלצתנו עם זאת תהיה פורמט TIFF מקבוצה 4 (בשחור לבן) מאחר ורוב התוכנות תומכות בתקן זה, הקבצים הקטנים יחסית שהוא מאפשר, והיכולת לתמוך במסמכים מרובי דפים בקובץ אחד.
ניתן להפיק גם פורמטים אחרים כאשר נדרשת יכולת לטיפול בצבעים או באיכות גבוהה במיוחד, תיתכן תוספת תשלום במקרים אלה.

 18. האם תוכלו לבצע עבורי גם OCR (זיהוי אופטי)? האם תוכלו להפוך את המסמכים שסרקתם למסמכי WORD? באיזה רמת דיוק? כמה זה עולה לי?
סקאן דוק מציעה שירותי OCR המאפשרים הפיכה של מסמכים סרוקים לקבצים הניתנים לעריכה ע"י מעבד תמלילים דוגמת WORD.נאמנות המסמך שעבר המרה למקור הסרוק היא פונקציה ישירה של איכות המקור. יצרני תוכנות ה OCR (באנגלית) מתיימרים לתוצאות של 99.7%, כאשר המקור הוא באיכות גבוהה, אבל רצוי לצפות לתוצאות של % 99-95 .
מסמך שהופק במדפסת לייזר או דפוס, עם פונטים סטנדרטיים על גבי נייר לבן אשר עבר סריקה ב dpi  300 לפחות יכול להיחשב מקור באיכות גבוהה.
צילומי מסמכים, הדפסות ברזולוציה נמוכה, פונטים לא סטנדרטיים ומסמכים בעלי ניגודיות (קונטרסט) גרועה בגלל קירבה גדולה בין צבע הנייר לצבע הדיו, נחשבים כמסמכים באיכות נמוכה לעניין OCR ויצריכו עבודה ידנית נוספת בעיבוד המסמך לשיפור רמת הנאמנות למקור.
בעברית המצב קשה קצת יותר והתוצאות הממוצעות יעמדו על % 97 – 80 נאמנות למקור, תלוי באיכות המקור.
סקאן דוק מציעה מספר שירותים משלימים לסריקה הבסיסית – כל השירותים בתוספת מחיר.
·    הפעלת OCR במעבר אחד – ללא תיקונים והגהה על המסמך. הלקוח יעשה תיקונים בעזרת בודק איות באופן עצמאי.
·    הגהה מלאה על המסמך – יתקבל מסמך WORD  נאמן למקור – ללא עריכה.
·    הפעלת OCR במעבר אחד עם המרה לפורמט PDF המאפשר נאמנות למקור של 100% מבחינה ויזואלית וגרפית בתוספת שכבה (בלתי נראית) של עברית מפוענחת המאפשר צפייה וחיפוש לפי כל מילה המופיעה בכל אחד מהמסמכים באמצעות תוכנת ACROBAT READER המחולקת חינם ואף ניתנת להורדה מהאינטרנט באתרים רבים כולל אתר זה.

 19. כיצד אוכל לבצע חיפוש על המסמכים שסרקתם?
על מנת לבצע חיפוש על המסמכים שעברו סריקה יש צורך באחד משני תהליכים.
·    הפעלת OCR על המסמכים שנסרקו – התהליך מאפשר חיפוש לפי כל מילה רצויה בכל אחד מהמסמכים. הפעלת האופציה כרוכה בשימוש בתוכנה מתאימה המסוגלת לבצע חיפושים כאלה. השירות ניתן בתוספת תשלום.
·    הפעלת OCR עם המרה ל פורמט PDF המאפשר נאמנות למקור של 100% מבחינה ויזואלית וגרפית בתוספת שכבה (בלתי נראית ) של עברית מפוענחת המאפשר צפייה וחיפוש לפי כל מילה המופיעה בכל אחד מהמסמכים באמצעות תוכנת ACROBAT READER המחולקת חינם ואף ניתנת להורדה מהאינטרנט באתרים רבים כולל אתר זה. השירות ניתן בתוספת תשלום.
·    הכנסת מילות מפתח שנקבעו מראש, לאחר תהליך של ניתוח שיטת התיוק הרצויה ללקוח. עד 3 מילות מפתח לדף יינתנו ללא תשלום נוסף. תהליך הניתוח (במידה ויידרש) ניתן בתוספת תשלום.

 20. האם אתם מחזירים לי את מסמכי המקור?
כן זה אפשרי. כל עלויות ההובלה חלות על הלקוח. ניתן גם להצטרף להסדר שעשתה סקאן דוק עם אחד המובילים הגדולים בארץ המאפשר הובלה במחירים מוזלים.
במידה ואין לכם צורך נוסף במסמכי המקור סקאן דוק תוכל לספק לכם שירותי גריסה למסמכים. אתם מוזמנים ליצור קשר לבדיקת האופציה לגריסת מסמכים.

 21. כיצד ניתן לאפשר גישה בו זמנית של יותר מאדם אחד למסמכים שסרקתם?
אם יש בארגון רשת מקומית (LAN) או רשת רחבה (WAN), ניתן לשים את התקליטור בכונן נגיש לכלל הרשת. אם מדובר על מספר תקליטורים הרי שיש התקן הקרוי שרת תקליטורים (JUKEBOX) המאפשר גישה למספר תקליטורים בו זמנית. אפשר כמובן גם לשכפל את התקליטורים ולתת אותם לאנשים המשתמשים בהם בתדירות גבוהה.
אפשרות נוספת היא להעביר את החומר לדיסק הקשיח בשרת הרשת ולאפשר גישה לכלל המשתמשים.

 22. האם תוכלו להעביר את המסמכים מהתקליטור לשרת שלנו?
כן, נוכל לעשות זאת, בדרך כלל רצוי שפעולה מסוג זה תתבצע על ידי מנהל הרשת המכיר את הרשת ואת מגבלותיה ואת תכונותיה, אולם במידה ותבקשו נוכל לעשות זאת.
השירות ניתן בתשלום נוסף.
יש גם אפשרות להוריד את הקבצים הדרושים לכם מתוך האתר של סקאן דוק על פי תיאום מראש. השירות ניתן בתשלום נוסף.

 23. אז איפה חוסכים פה כסף?
החיסכון בכסף מתבטא בכמה מישורים.
·    חיסכון בשטח משרד העולה כסף רב.
·    חיסכון בזמן עבודה אשר מתבזבז על תיוקים.
·    חיסכון בזמן עבודה אשר מתבזבז על חיפוש מסמכים.
·    אפשרות לתיוק בארכיון מרוחק וזול בלי צורך לשלוף מסמכים בעתיד.
·    חיסכון גדול מאד בפעימות מונה של מכונת הצילום. עלות העתקת דף הופכת להיות בעצם עלות הדפסת דף במדפסת שהיא נמוכה משמעותית.


הכותב הינו משה ורסנו, מנכ"ל חברת סקאנדוק לסריקת מסמכים
 
דף בית: אינטרנט כל הזכויות שמורות ל InterSpace Hosting בע"מ Home: Internet